Il Controllo di Gestione consente di guidare l’impresa verso il conseguimento dei propri obiettivi.
E’ un processo che misura lo scostamento tra gli obiettivi pianificati ed i risultati conseguiti, anche attraverso appositi indicatori, informando di tali scostamenti gli organi responsabili.
Il processo del Controllo di Gestione prevede le seguenti fasi, fortemente correlate fra loro:
- la programmazione;
- la preparazione del budget;
- la misurazione e il reporting;
- la valutazione dei risultati raggiunti;
- l’analisi degli scostamenti e l’eventuale definizione di misure correttive.
La traduzione degli obiettivi strategici in programmi e quindi in obiettivi di budget consente la verifica della realizzabilità e della bontà delle scelte strategiche effettuate.
La valutazione dei risultati conseguiti, effettuata mediante il confronto con quanto previsto in sede di budget, e l’analisi delle cause che hanno determinato eventuali scostamenti, consentono:
- di verificare l’operato dei singoli responsabili;
- di acquisire informazioni utili per la pianificazione futura.
Le fasi del controllo di gestione
Qui di seguito si fornisce una descrizione delle fasi del processo di controllo
Il controllo di gestione: la programmazione
La fase della programmazione consente la condivisione, la descrizione e la diffusione degli obiettivi strategici all’interno di ciascuna struttura organizzativa.
Tale fase porta alla individuazione dei programmi e delle attività da realizzare negli anni più ravvicinati, nonché delle risorse necessarie per la loro realizzazione.
Agli inizi del mese di settembre di ogni anno, attraverso il processo di definizione dei programmi, i vertici comunicano ai responsabili di primo livello:
- quali sono le priorità dell’azienda
- e, di conseguenza, le linee guida da seguire per la costruzione del budget annuale.
Il processo di programmazione ha inizio con la valutazione dello stato di attuazione dei programmi in corso. Tale analisi si basa anche su programmi passati eventualmente non implementati o non finalizzati, sulle cause che li hanno determinati.
Sulla base di tale valutazione, si stabilisce l’opportunità o meno di insistere su tali programmi, di procedere a una loro modifica o sospensione. Si valutano inoltre nuovi programmi, in linea con le scelte strategiche dell’azienda e delle opportunità di mercato.
Una volta individuati i programmi ritenuti di interesse, si valuta l’impatto che questi producono in termini economico-finanziari sulla gestione aziendale. Si valuta inoltre la loro coerenza con le reali potenzialità dell’azienda, in termini di risorse umane, tecnologie e servizi.
Il controllo di gestione: la preparazione del budget…
La preparazione del budget consiste nella pianificazione economico-finanziaria a breve termine. E’ la fase operativa del processo di pianificazione e assume un ruolo cruciale all’interno del processo di controllo. Un’attenta preparazione del budget costituisce la base per il buon funzionamento del processo di controllo.
Un budget aziendale “efficace” deve essere coerente con la missione e le strategie definite nel processo di pianificazione strategica, nonché con i programmi di azione individuati. Deve risultare dal consolidamento dei budget parziali contenenti gli obiettivi riferiti ai singoli centri di responsabilità in cui si articola l’impresa.
Il budget aziendale, riferendosi a un esercizio contabile, deve essere operativo a partire dall’inizio di ogni esercizio.
Il processo di budget si avvia almeno tre mesi prima della chiusura dell’esercizio, considerata la numerosità delle attività che devono essere compiute per giungere alla sua definizione. La società organizza incontri interni tra i vari responsabili delle diverse unità organizzative e le proprie direzioni aziendali.
In vista di tali riunioni, i responsabili delle unità organizzative presentano una prima versione del volume delle vendite che potrà essere realizzato nel futuro esercizio, nonché dei relativi costi connessi. Ciò consente inoltre di verificare la compatibilità dei volumi previsti con le capacità aziendali in termini di risorse presenti e future e la coerenza della previsione con l’organizzazione esistente.
Tali riunioni prevedono il supporto della funzione Controllo nonché della funzione HR, al fine di condividere, fin dall’inizio, alcuni dati e informazioni di fondamentale importanza per la correttezza delle valutazioni da effettuare.
Ha quindi inizio una fase di consolidamento dei budget settoriali che può portare a una ulteriore fase di revisione degli obiettivi con i singoli responsabili. Il fine è convergere verso la redazione dei budget definitivi.
…e la approvazione del budget
Ogni anno, la funzione del Controllo di Gestione, concordandolo con l’Amministratore Delegato, individua il calendario che dovrà essere rispettato per redigere il budget economico-finanziario.
Entro la fine dell’anno, l’AD condivide con il Consiglio di Amministrazione le linee guida che si intendono seguire per la definizione del budget, nonché lo stato di avanzamento del processo. Con l’occasione può essere presentato un preconsuntivo dell’anno in corso.
Infine, il budget per l’esercizio in corso viene approvato dal CdA in occasione della riunione consiliare che approva il bilancio per l’esercizio appena concluso.
Il budget viene poi suddiviso in periodi mensili, per agevolare il controllo periodico sul raggiungimento dei risultati. La mensilizzazione consente inoltre lo sviluppo del budget finanziario, che traduce in flussi di cassa le previsioni economico-patrimoniali del budget.
La Misurazione e il reporting
La misurazione e il reporting costituiscono l’insieme delle attività mediante le quali sono rilevati e comunicati i risultati raggiunti, classificati per tipologia di costo e per centri di responsabilità.
Nei report di controllo sono illustrati anche gli scostamenti che si sono verificati rispetto a quanto pianificato. Vengono espresse le prime considerazioni circa le cause che li hanno determinati.
Dal momento che tale fase costituisce la base per la valutazione delle performance conseguite dall’azienda nel suo complesso, dai singoli centri di responsabilità e dai loro titolari, essa ha ad oggetto:
- risultati definitivi (es: mensili, trimestrali, semestrali);
- risultati intermedi.
La società deve effettuare entrambe le misurazioni sopra indicate. La necessità di guidare la gestione aziendale e di rimuovere tempestivamente gli ostacoli richiede infatti misurazioni effettuate periodicamente, anche nel corso dell’esercizio.
La Valutazione dei risultati raggiunti
La valutazione costituisce l’ultima fase del processo di controllo e viene effettuata mediante il confronto fra quanto pianificato e quanto raggiunto.
Essa ha inizio con l’analisi dei risultati evidenziati e descritti nei report formali di controllo.
Tale analisi, che costituisce il meccanismo di feedback, consente di analizzare le cause che hanno determinato eventuali scostamenti rispetto alle previsioni e valutare l’efficacia delle attività svolte.
Inoltre, tale meccanismo di valutazione a sua volta permette di confrontare i risultati raggiunti con quelli conseguiti in intervalli di tempo precedenti.
Tale processo è operativo non soltanto a fine esercizio, ma anche nel corso dello stesso. La valutazione dei risultati intermedi, infatti, consente di mettere in atto ove possibile opportune azioni correttive prima della conclusione dell’esercizio.
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