Per ridurre i costi in azienda non ci sono ricette facili nè soluzioni valide per tutti, ma forse un elemento comune esiste: è necessario identificare e classificare bene i propri costi, per poi aggredirli con più efficacia. E per fare ciò, è certamente utile un buon controllo di gestione.
Il punto di partenza: l’analisi delle spese
Il primo passo per ridurre i costi in azienda è certamente capire dove e come si spende.
Per fare ciò, serve riclassificare il conto economico dell’impresa, secondo una modalità che consenta di individuare – e poi aggredire – i costi.
Un modello a nostro avviso utile è quello che, partendo dai ricavi, sottrae:
- i costi diretti, ovvero i costi direttamente impiegati nella produzione e vendita del bene/servizio (costo del personale diretto, costo delle materie prime/forniture, costi per la distribuzione e vendita, …)
- i costi indiretti (es: costo del personale amministrativo e di supporto, costi di affitto, utenze, …)
Ridurre i costi in azienda: i costi indiretti
Una volta identificati, sono tre le vie per ridurre i costi indiretti in azienda:
- comprare meno
- comprare a meno
- efficientare
Comprare meno
Può sembrare scontato, ma l’analisi dei costi indiretti porta spesso a identificare alcune voci di spesa che sono facilmente eliminabili.
Una piccola e media impresa non può pensare di sistemare solo così il proprio conto economico, ma spesso tanti piccoli risparmi possono fare un risparmio interessante.
Comprare a meno
Soprattutto sui bene indiretti, tipicamente meno in grado di influenza la qualità del prodotto/servizio venduto dall’azienda, è possibile provare a scontare un minor prezzo di fornitura, negoziando con l’attuale fornitore oppure verificando fornitori alternativi.
Da questa voce si ottengono riduzioni di costi spesso superiori a quelli che ci si aspetta!
Efficientare
Ovvero ottenere un servizio di pari livello, utilizzando minori risorse.
Questo si può conseguire tramite la digitalizzazione (ad es. un processo amministrativo reso più fluido dall’introduzione di un “sistema gestionale” consente di non sostituire quel dipendente che va in pensione, oppure di destinare il tempo di un socio impegnato da attività operativa nell’area amministrazione ad attività a maggior valore aggiunto), così come tramite una migliore organizzazione del lavoro.
Sono interventi meno scontati, ma in grado di ridurre i costi in azienda anche in modo rilevante. E, spesso, non sono scontati… ma sono facilmente identificabili con il supporto di un consulente esterno. Questi miglioramenti sono gli stessi già realizzati da numerose altre aziende.
Ridurre i costi in azienda: i costi diretti
Una tipica riclassificazione dei costi diretti porta a evidenziare:
- costo del personale diretto
- acquisti di materie prime/servizi direttamente impiegati nella produzione del bene/servizio finale
- costi per la gestione della logistica e della supply chain
- costi di vendita, marketing e pubblicità (che qui ipotizziamo direttamente imputabili a singoli prodotti)
L’analisi della struttura dei costi diretti richiede la visione critica di manager e imprenditori, le persone più adatte per capire se e quali aree sono inefficienti. Non esiste, ad esempio, il giusto rapporto “costo del personale/ricavi”: dipende fortemente dal settore e da altri fattori specifici.
L’analisi sui costi diretti deve quindi essere letta criticamente da occhi interni ed è bene che sia affiancata da un’analisi della concorrenza e del settore, al fine di capire se la differenza rispetto alla media è una “differenziazione” oppure una semplice inefficienza.
Spesso a questo livello è utile una ulteriore analisi, finalizzata a studiare la struttura di costo in modo “verticale”, ad esempio analizzando i costi per singolo prodotto/servizio venduto, comprendendo così come ogni prodotto venduto contribuisce alla marginalità dell’impresa.
Come ridurre i costi: il controllo di gestione
Come insegna il prof. Azzone, ex rettore del Politecnico di Milano, il controllo di gestione è un “navigatore satellitare” all’interno dell’impresa, che aiuta a capire se la direzione intrapresa sia quella giusta.
Il sistema di controllo di gestione pone le sue basi nella costruzione di un modello di funzionamento dell’impresa. In questo caso il “modello” è la riclassifica del conto economico dell’impresa.
Un buon controllo di gestione è così in grado di realizzare un modello di qualità, requisito fondamentale per rendere un sistema di controllo utile o inutile!
Per un approfondimento sul tema del Controllo di Gestione, alleghiamo una “Guida al Sistema di controllo di gestione” pubblicata da Borsa Italiana nell’ambito delle pubblicazioni “Listing Guides”.
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